Lo strumento informatico elaborato è costituito così da tre insiemi di schede descrittive corrispondente ciascuno a uno dei tre momenti essenziali della descrizione archivistica: l’insieme dei Complessi archivistici, l’insieme dei Soggetti produttori, l’insieme dei Soggetti conservatori.

Ciascuna scheda, all’interno dell’insieme di appartenenza, è autonoma, essa però stabilisce un collegamento con una o più schede appartenenti ad un altro gruppo. Una scheda complesso archivistico è collegata obbligatoriamente ad una scheda soggetto conservatore (un archivio deve essere custodito fisicamente da qualche parte e da qualcuno) e nella quasi totalità dei casi ad una scheda soggetto produttore (un archivio è stato messo insieme da un ente o da una persona nello svolgimento della propria attività). Quest’ultimo caso non si verifica quando si tratta di raccolte o collezioni di documenti in quanto per queste non si può più individuare un vero e proprio soggetto produttore, a meno che non si consideri tale l’ente o la persona che le ha realizzate estrapolando il materiale dal contesto originario. Perno di questo sistema è quindi la scheda complesso archivistico, al centro della rete di relazioni in cui si trova inserita.

Le tre schede, a loro volta, si articolano in base alla seguente struttura in campi descrittivi:

Soggetto produttore

1. Intestazione (denominazione prescelta con riferimenti alla/e sede/i e alle date di esistenza dell’ente)
2. Denominazione (il nome ritenuto più significativo tra quelli assunti nel corso dell’esistenza con gli estremi cronologici coperti); Cognome, Nome (nel caso di persone)
3. Altre denominazioni (e date, se disponibili)
4. Date di esistenza dell’ente
5. Sede/i
6. Tipo di ente (se persona, impresa, ufficio pubblico ecc.)
7. Cenni storici
8. Note
9. Nota bibliografica
10. Fonti utilizzate per la compilazione
11. Compilatore
12. Revisione

Soggetto conservatore

1. Intestazione (denominazione dell’ente con sua ubicazione)
2. Denominazione dell’ente
3. Ubicazione (con indirizzo completo)
4. Contatti
5. Informazioni utili (presenza di altri archivi di interesse, di una biblioteca o altro)

Complesso archivistico

1. Titolo (denominazione con estremi cronologici coperti dalla documentazione)
2. Denominazione (nella quale è sempre sottinteso il termine Archivio, Fondo, Carte, Raccolta ecc.)
3. Altre denominazioni
4. Tipologia e contesto del complesso archivistico (la sua qualifica gerarchica, cioè se si tratta di complesso di fondi, fondo, sub-fondo, raccolta ecc.)
5. Natura del complesso archivistico (specificata solo se si tratta di un archivio con prevalenza di documentazione fotografica, audiovisiva, cinematografica, oppure “tecnica”, ovvero disegni, progetti, planimetrie ecc.)
6. Estremi cronologici dei documenti con anno più remoto e anno più recente (o eventuali approssimazioni o congetture segnalate tra parentesi quadre [ ]; l’intervallo può essere ancora aperto, l’eventualità è segnalata da tre puntini)
7. Contenuto del complesso documentario (considerato prima nella sua interezza, quindi rispetto all’effettivo interesse del tema del sistema informativo)
8. Tipologia documentaria del complesso (se è costituito da fotografie, corrispondenza, verbali, registri ecc.)
9. Consistenza della documentazione (segnalata con i dati a disposizione: metri lineari, pezzi, buste, registri, volumi, fascicoli, unità ecc.)
10. Stato di ordinamento e conservazione (ovvero se risulta ordinata, parzialmente ordinata o non ordinata; in ottimo, buono, discreto, cattivo, pessimo stato di conservazione)
11. Condizioni per la consultazione del complesso (ovvero se è liberamente consultabile oppure esistono delle restrizioni, eventuali altre precisazioni)
12. Strumenti di accesso (ovvero se esistono strumenti che permettano le ricerche o quanto meno di orientarsi tra i documenti e, in caso, quali)
13. Note (per qualunque altra segnalazione di rilievo)
14. Nota bibliografica
15. Fonti utilizzate per la compilazione
16. Compilatore
17. Revisione

Chiarita la struttura del sistema e delle descrizioni di cui è composto, merita qualche parola di approfondimento la scheda centrale del sistema informativo costruito, quella dedicata al complesso archivistico, in particolare rispetto al livello base scelto per la compilazione delle schede. Il livello più “basso” di descrizione è quello di fondo archivistico (si veda al link Glossario), ovvero ad ogni scheda corrisponde almeno un fondo, ritenuto il livello minimo perché un complesso documentario soddisfi allo stesso tempo criteri di unitarietà e di organicità per uno strumento come questo. Non si danno schede descrittive intestate ai livelli gerarchici inferiori (sub-fondi, serie, sotto-serie, fascicoli ecc.), tuttavia, dati i numerosi casi in cui le finalità proposte dallo strumento possono essere raggiunti solo scendendo nel dettaglio, a livelli più bassi, all’interno delle schede si può precisare la descrizione presentando sezioni, serie, sotto-serie, anche unità archivistiche, comunque sempre definiti e considerati a partire dal loro nodo gerarchico madre, quindi contestualizzati nella loro struttura gerarchica.

Sfuggono in parte a questo criterio i cosiddetti complessi di fondi (si veda in Glossario) o, per usare un gioco di parole, i fondi complessi, costituiti cioè da più fondi archivistici prodotti ciascuno da soggetti produttori dotati di autonomia organizzativa e archivistica, ma legati tra loro da vincoli istituzionali e/o operativi, solitamente di tipo gerarchico, oppure perché incorporati uno dall’altro. In linea teorica, una volta assunto il livello fondo come livello base, ciascun fondo costitutivo si sarebbe dovuto descrivere attraverso una scheda propria, tuttavia in questi casi (non rari), per semplicità e solo se confortati dalle modalità di descrizione e ordinamento date dal soggetto conservatore, si è scelto di privilegiare l’unitarietà dell’intero complesso e presentarlo quindi insieme in un’unica scheda.

Si può fare l’esempio degli archivi dei ministeri, o delle grandi aziende di Stato (come l’IRI), costituiti, appunto, da complessi di fondi in quanto prodotti da organismi vasti, articolati al loro interno in direzioni generali, divisioni ecc. in genere considerate autonome: ad essi quindi è stata assegnata una scheda unica con, al suo interno, la segnalazione del fondo o dei fondi interessanti. Un altro esempio, sui generis, potrebbe essere il “fondo complesso” conservato da Edison S.p.A. costituito, presumibilmente, dagli archivi di numerose società, tra cui Edison appunto, Montecatini, Montedison e consociate, collegati tra loro da una rete di relazioni archivistiche che un giorno verrà forse chiarita ma che al momento rimane oscura e che pertanto non consente di distinguere bene i diversi nuclei documentari presenti, né affermare con certezza quali di essi siano fondi, quali invece sub-fondi o altro. Un caso di segno opposto invece è rappresentato dai fondi della Prefettura di Venezia e del Gabinetto della Prefettura di Venezia, due parti di uno stesso grande archivio, qui descritti con due schede distinte perché distinti “alla fonte” dal soggetto conservatore, l’Archivio di Stato di Venezia, e dagli stessi produttori delle carte.

A questo proposito si deve precisare che assegnare ad un complesso documentario il grado di fondo o complesso di fondi non è cosa sempre pacifica perché richiede un’analisi attenta delle carte, uno studio approfondito della storia istituzionale e del modus operandi del o dei soggetti produttori, improponibile – e fuori luogo – per questo sito. Quindi, quando possibile, si è fatto riferimento agli strumenti di accesso esistenti o, altrimenti, al giudizio di chi si occupa – o si è occupato – del riordino e della conservazione delle carte.

Così, nel descrivere i complessi archivistici e nel costruire il sistema informativo, si è cercato di soddisfare una doppia esigenza: di schematicità, presentando in una prospettiva il più possibile chiara i complessi documentari di potenziale interesse per lo studioso, e di scientificità, rispettando il contesto archivistico di riferimento e la molteplicità dei livelli gerarchici interni.

Le schede descrittive non sono servite solo per organizzare le informazioni date sui fondi documentari in fase di redazione, ma sono state utilizzate anche come un vero e proprio strumento di rilevazione nel corso dell’indagine. Quando possibile la compilazione delle schede è stata affidata ad esperti dei complessi archivistici individuati; più frequentemente sono state sottoposte alla loro integrazione e revisione.

Le ricerche e la realizzazione de Gli archivi di Porto Marghera. Una storia le sue fonti sono state possibili con l’aiuto fondamentale, spesso imprescindibile, di tutte le persone citate in Ringraziamenti, tra agosto 2017 e maggio 2018.