Per favorire la consultazione del presente strumento si riportano alcune delle voci del Glossario di termini archivistici elaborato dalla Direzione generale degli archivi – DGA, organo del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo (disponibile on-line nel sito web www.archivi.beniculturali.it). Sono segnalate eventuali fonti alternative. Per maggiore sistematicità nella trattazione dei termini (e dei concetti) della disciplina si rimanda alla letteratura specifica.
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Glossario completo
Archivio
Termine dalle svariate accezioni, può significare: il locale in cui un ente conserva il proprio archivio; l’istituto nel quale vengono concentrati archivi di varia provenienza che ha per fine istituzionale la conservazione permanente dei documenti destinati alla pubblica consultazione. In molti casi è usato in luogo del termine Fondo, scientificamente più appropriato. Si veda perciò la definizione di Fondo (rielaborato da DGA, www.archivi.beniculturali.it).
Archivio corrente
Complesso di documenti conservati presso gli uffici usati prevalentemente per finalità pratico-amministrative, ovvero per il disbrigo degli affari in corso.
Archivio di deposito
Complesso di documenti relativi ad affari esauriti, non più occorrenti alla trattazione degli affari in corso ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico.
Archivio storico
Complesso di documenti relativi ad affari esauriti, destinati alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico per finalità di studio o non di studio (privati, amministrativi o legali).
Busta
Unità di consistenza. È il contenitore nel quale vengono raccolti e conservati i fascicoli o, nel caso di atti singoli non raggruppati in fascicoli, i documenti sciolti. Si usano come sinonimo di busta le parole faldone e cartella.
Categoria
Partizione del titolario, contrassegnata da un simbolo costituito da un numero romano, o da un numero arabo, o da una lettera dell’alfabeto, oppure da un simbolo misto costituito da una lettera e un numero ecc.
Censimento archivistico
Rilevazione dei dati quantitativi e qualitativi relativi agli archivi presenti in un determinato territorio o all’interno di un solo ente/istituto conservatore. Di norma il censimento archivistico rappresenta una prima rilevazione di ordine generale, provvisoria e sommaria, destinata a raccogliere dati sintetici su consistenza, cronologia, ordinamento, presenza o meno di corredo, aspetti organizzativi e logistici della conservazione. Alcuni censimenti, definiti “descrittivi”, progettati per la pubblicazione e simili alle guide, raccolgono informazioni più ampie ed argomentate che hanno carattere di maggiore stabilità.
Collezione
Si veda la definizione di Raccolta.
Complesso di fondi
Insieme di fondi che presentano per qualche ragione un reciproco legame genetico o istituzionale o che, comunque, hanno avuto sul piano conservativo una sorte comune, grazie al quale o alla quale si presentano insieme come corpo unitario all’interno di un archivio di concentrazione (Linee guida per l’inserimento dei dati in SIUSA, Ministero per i Beni e le Attività culturali, Direzione Generale per gli Archivi).
Complesso documentario (o archivistico)
Termine generico con cui ci si riferisce ad un fondo archivistico o ad una sua parte componente, senza specificarne la tipologia. Può quindi corrispondere ad un fondo, una sezione, una serie, una sotto-serie ecc. (dal Glossario di LombardiaBeniCulturali).
Consultabilità
La consultabilità dei documenti conservati negli Archivi di Stato e negli archivi vigilati dalle Soprintendenze archivistiche (compresi gli archivi di privati dichiarati di “interesse storico particolarmente rilevante”) è disciplinata dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (Decreto legislativo del 22 gennaio 2004, n. 42), artt. 122-127.
Dichiarazione dell’interesse culturale
La dichiarazione accerta la sussistenza dell’interesse storico particolarmente importante di archivi e singoli documenti appartenenti a privati. La dichiarazione è adottata dal Ministero per i beni e attività culturali in seguito all’avvio del procedimento da parte del Soprintendente. La dichiarazione comporta al possessore o detentore di un archivio una serie di obblighi tesi a garantirne la conservazione e la consultabilità.
Documento
Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata con l’osservanza di determinate forme che conferiscono al documento pubblica fede e forza di prova. L’archivistica tende a ricomprendere sotto la dizione di documento tutta la documentazione di cui si compone un archivio, anche se si tratta di documenti informali, lettere private, documenti a stampa, fotografie ecc.
Elenco di consistenza
Descrizione, sommaria o analitica, di unità archivistiche o di unità di condizionamento. Elenchi vengono prodotti per diverse finalità sia di tipo amministrativo sia di tipo scientifico e operativo. Rientrano nella prima categoria gli elenchi prodotti in occasione di depositi, di versamenti e di scarti.
Elenco coordinato
Lista di unità archivistiche appartenenti a più fondi riconosciuti tra di loro complementari, e in origine appartenenti al medesimo, che ne ricostruisce, virtualmente, la struttura unitaria.
Fascicolo
Unità archivistica costituita dai documenti relativi a un determinato affare, collocati (all’interno di una camicia o copertina) in ordine cronologico. Il fascicolo costituisce l’unità di base, indivisibile, di un archivio, mentre la busta, che contiene diversi fascicoli, si considera unità soltanto ai fini della conservazione materiale. Talora il fascicolo comprende documenti relativi ad affari diversi, o a questioni di carattere generale. Può essere articolato in sotto-fascicoli e inserti. Se l’archivio non è organizzato secondo criteri sistematici, è frequente trovare una pluralità di fascicoli miscellanei.
Fondo
Complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente (magistrature, organi e uffici centrali e periferici dello Stato; enti pubblici territoriali e non territoriali; istituzioni private, famiglie e persone) durante lo svolgimento della propria attività. I documenti che compongono il fondo sono pertanto collegati tra loro da un nesso logico e necessario detto vincolo archivistico. In luogo di Fondo talvolta è usato il termine Archivio.
Guida
Strumento di ricerca. Descrive sistematicamente tutti i fondi conservati in un istituto archivistico o in una pluralità di istituti archivistici che hanno la stessa natura istituzionale. Nel primo caso si parla di guide particolari, nel secondo di guide generali. Di massima le guide generali e particolari forniscono una descrizione a livello di fondo, serie o sotto-serie.
Inventario
Strumento di ricerca. Descrive in maniera analitica o sommaria tutte le unità archivistiche di un fondo ordinato.
Ordinamento
Complesso delle operazioni necessarie per dare un’organizzazione sistematica alle unità archivistiche sulla base di un principio teorico. Dalla metà del XIX secolo si è affermato in Italia il metodo basato sul rispetto del principio di provenienza o metodo storico, che consiste nel restituire alle serie dei documenti l’ordine originario. Tale metodo comporta la necessità di studiare l’ordinamento dell’ente che ha prodotto le carte, le sue funzioni, l’organizzazione degli uffici e i criteri secondo cui aveva organizzato il proprio archivio. Nell’ordinamento si tiene conto di eventuali successivi ordinamenti, dei mutamenti istituzionali e, in corrispondenza con essi, di possibili trasferimenti di carte da altri uffici o ad altri uffici.
Raccolta
Raccolta di documenti che, estrapolati dalle diverse serie di provenienza, sono stati riuniti per affinità di materia o in base a qualche altro elemento unificante. Spesso le raccolte (o collezioni) vengono indicate con il nome di chi le ha costituite.
Registro
Unità archivistica costituita da un insieme di fogli rilegati. Nel registro vengono trascritti o registrati per esteso o per sunto documenti e minute di documenti, ovvero vengono effettuate trascrizioni, registrazioni e annotazioni costitutive dell’atto giuridico. Spesso si usa impropriamente l’espressione volume come sinonimo di registro.
Registro di protocollo
Registro su cui vengono annotati quotidianamente i documenti spediti e ricevuti da un ente. Nelle apposite caselle del registro di protocollo vengono registrati tutti gli elementi che compaiono nella parte iniziale del documento. L’annotazione sul registro di protocollo costituisce un elemento probante dell’autenticità del documento ed è un’operazione con cui un documento entra a far parte integrante di un archivio: la classificazione e il riferimento ai precedenti e ai susseguenti, riportati sul registro di protocollo, collegano quel documento con gli altri dello stesso archivio appartenenti alla medesima pratica, istituendo quel vincolo archivistico o di necessità che qualifica e distingue la documentazione dell’archivio di un ente da quella di altri enti.
Rubrica
Registro con i margini scalettati e contraddistinti con lettere dell’alfabeto, o schedario, su cui si registrano per materie, per nomi di enti o di persone o di luoghi, disposti in ordine alfabetico, i singoli documenti o le pratiche in base al loro contenuto: il documento o la pratica sarà richiamato in tutte le voci cui può essere riferito il contenuto.
Scarto
Operazione con cui si destina al macero parte della documentazione di un archivio prima del versamento nell’Archivio di Stato, nella sezione storica dell’archivio di un ente pubblico o di un privato.
Segnatura archivistica
Classificazione e numerazione che contraddistingue ciascuna unità archivistica.
Serie archivistica
Ciascun raggruppamento di documenti con caratteristiche omogenee, all’interno di un fondo archivistico. Può essere articolata in sotto-serie.
Soggetto conservatore (o Conservatore)
Soggetto, pubblico o privato, che conserva fondi archivistici e li rende disponibili per la consultazione.
Soggetto produttore (o Produttore)
L’ente, la famiglia o la persona che ha posto in essere, accumulato e/o conservato la documentazione nello svolgimento della propria attività personale o istituzionale.
Standard di descrizione archivistica
Norme elaborate dal Consiglio internazionale per gli Archivi per la descrizione archivistica (ISAD-G), per la descrizione dei soggetti produttori (ISAAR-CPF e NIERA-EPF dalla Commissione nazionale per l’elaborazione del codice normativo per i soggetti produttori d’archivio) e conservatori (ISDIAH).
Sub-fondo
Suddivisione di un fondo contenente un insieme di documentazione correlata, corrispondente a suddivisioni amministrative dell’istituzione o dell’organismo produttore, o altrimenti, a raggruppamenti geografici, cronologici, funzionali, o di simile natura del materiale documentario. Quando l’ente [il soggetto] produttore ha una struttura gerarchica complessa, ciascuna suddivisione si articola nelle suddivisioni necessarie a dar conto dei livelli della struttura gerarchica stessa (ISAD-G II edizione).
Titolario
Quadro di classificazione articolato in categorie e eventualmente in ulteriori sotto-partizioni, in base al quale i documenti dell’archivio corrente vengono raggruppati secondo un ordine logico.
Unità archivistica
Termine generico con cui si individua l’unità minima indivisibile di un fondo archivistico, che può aggregare più documenti, fisicamente contigui, o essere costituita da una singola unità documentaria. Può essere costituita da un fascicolo, un registro, una filza, un volume ecc.
Versamento
Operazione mediante la quale un ufficio centrale o periferico dello Stato trasferisce periodicamente la propria documentazione, non più occorrente alla trattazione degli affari, nel competente Archivio di Stato, previe operazioni di scarto. La legge prevede che debbano essere versati i documenti relativi agli affari esauriti da oltre un trentennio, ma ove esista pericolo di dispersione o danneggiamento, gli Archivi di Stato possono accogliere anche documentazione più recente.
Volume
Unità archivistica costituita di più fogli rilegati insieme. La parola attiene all’aspetto esterno dei documenti e distingue quelli che si presentano come unità rilegate rispetto a quelli sciolti conservati in buste. Di fatto la parola viene usata spesso come sinonimo di registro.